Isikuandmete töötlemise põhimõtted
Isikuandmete töötlemise eesmärk, ulatus ja viis
Luunja Vallavalitsus (edaspidi vallavalitsus) ametiasutusena töötleb isikute andmeid seaduse ja nende alusel antud õigusaktidega kohalikule omavalitsusele ja tema asutustele pandud ülesannete täitmisel ja täitmiseks. Isikuandmete töötlemisel lähtume isikuandmete kaitse seadusest ning Andmekaitse Inspektsiooni juhistega isikuandmete töötlemisele sätestatust.
Peamised isikuandmete töötlemisega seotud ülesanded
Isikuandmete töötlemise aluseks on üldjuhul isiku enda algatus (taotlus, avaldus, märgukiri, teabenõue vm – edaspidi kiri) või isiku pöördumine vallavalitsuse või omavalitsusorgani poole. Isiku algatuse või osaluseta töötleb vallavalitsus isikuandmeid ainult siis, kus seadus näeb vastava õiguse avaliku ülesande täitmiseks ette.
Isikuandmeid (nimi, aadress, e-posti aadress, telefoni ja faksi number) kasutatakse kirja saatjale vastamiseks, õigus- või haldusakti edastamiseks ning haldus- või väärteomenetluses täiendava teabe saamiseks vajaliku informatsiooni taotlemisel kirja adressaadiga kontakti saamiseks. Asja menetlemiseks ning dokumendi kätte toimetamiseks kasutatakse aadressiandmeid, mida menetlusosaline on ise vallavalitsusele avaldanud või mis on kättesaadavad rahvastiku- või äriregistrist.
Isikuandmetega dokumente säilitatakse vastavalt vallavalitsuse dokumentide loetelus märgitud säilitustähtaegadele. Säilitustähtaja ületanud dokumendid hävitatakse. Statistikat ja asutuse tegevuse kokkuvõtteid avaldame umbisikuliselt, ilma isikuandmete ja kontaktideta.
Kuidas töötleme Teie isikuandmeid ja eraelulist teavet?
Vallavalitsus täidab avaliku võimu ülesandeid. Lähtudes isikuandmete kaitse seadusest töötleb vallavalitsus andmeid vaid ulatuses, mis on vajalik talle pandud avalike ülesannete täitmiseks.
Tulenevalt avaliku teabe seadusest on vallavalitsusel kohustus teatud osa dokumentidest ja teabest internetis avaldada või muul viisil igaühele kättesaadavaks teha. Oma tegevuse käigus kogub ja töötleb vallavalitsus isikuandmeid ja isikute eraelu puudutavat teavet. Isikuandmete ja eraelu puudutava teabe menetlemiseks ja töötlemiseks on seadusandluses ette nähtud kitsendused. Vallavalitsus, sisemise töö korraldamisel, püüame teha kõik, et eraelu võimalikult vähe riivataks ning avaliku teabe seaduses asutusesiseseks teabeks tunnistatud isikuandmed ei satuks kolmandate isikute valdusse.
Vastavalt isikuandmete kaitse seadusele on õigus igaühel tutvuda tema kohta kogutud isikuandmetega ning teada saada, millises ulatuses ja eesmärgil on teda puudutavaid isikuandmeid töödeldud. Kui isiku andmed on muutunud või muul põhjusel ebatäpsed, siis on isikul õigus nõuda vastavate paranduste tegemist.
Juhul, kui Teie hinnangul on vallavalitsus kogunud või kasutanud Teie andmeid ebaseaduslikult või ei väljasta isikule tema kohta käivaid andmeid, siis on teil õigus pöörduda vastavasisulise kaebusega Andmekaitse Inspektsiooni või kohtu poole.
Alljärgnevalt on kirjeldatud, millisel eesmärgil ametiasutus isikuandmeid ja eraelu puudutavat teavet töötleb ning kuidas vastavaid andmeid kaitstakse või avalikkusele kättesaadavaks tehakse.
Isikuandmete avalikkusele kättesaadavaks tegemine
Isikuandmed avalikustatakse ainult juhul, kui avalikustamise kohustus tuleneb seadusest. Eraisikute kirjad, saabunud ja välja saadetud, registreeritakse dokumendiregistris Amphora. Dokumendiregistrile on kõikidel juurdepääs valla veebilehelt www.luunja.ee .
Avaliku teabe seadusest lähtuvalt märgitakse dokumendiregistrisse kirja saatja ja saaja kohta nimi, aadress ja muud kontaktandmed. Dokumendi avalikust vaatest on võimalik näha ainult isiku nime (aadressile ja kontaktandmetele ligipääsu ei ole). Kui dokumendiregistri väljadel olevast infost ilmneb teave, mis Avaliku teabe seaduse (§ 35) alusel võib riivata kirja saatja eraelu või isikuandmete kaitse seadusest lähtuvalt kajastada detailseid isikuandmeid, on dokumendiregistri avalikus vaates näha kirja saatja või saaja nimi initsiaalid (näiteks sotsiaalvaldkond). Muul juhul avalikustatakse dokumendiregistris kirja saaja või saatja ees- ja perekonnanimi.
Kui saadate vallavalitsusele kirja paberdokumendina, siis kirja dokumendiregistri avalikust vaatest kätte saada ei ole võimalik. Kui saadate kirja elektrooniliselt ning see ei sisalda isikuandmeid või teavet, mis annab aluse dokumendile juurdepääsupiirangu kehtestamiseks, on Teie e-kiri avaliku teabe seaduse alusel dokumendiregistrist kõikidele kättesaadav. Kirja saatja võib kirjas avaldada, et ei soovi kirja dokumendiregistri kaudu avalikustamist.
Vastavalt kohaliku omavalitsuse korralduse seadusele (§ 23 lg1 ja 5, § 31 lg 1, § 51 lg 6 ja 7) avaldatakse volikogu määrused Riigi Teatajas ja määrus jõustub kolmandal päeval pärast avaldamist, kui määruses ei ole sätestatud hilisemat tähtpäeva. Volikogu määrused ja otsused ning istungite protokollid on kättesaadavad kõigile dokumendiregistris Amphora. Valitsuse määrused avaldatakse Riigi Teatajas. Kui õigusakti või protokolli sisus on asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teave, siis õigusakti või protokolli ei avalikustata. Õigusakt avalikustatakse koos isikuandmetega juhul, kui vastav kohustus tuleneb seadusest.
Vastavalt haldusmenetluse seadusele on vallavalitsusel õigus dokumendi resolutiivosa (dokumendi osa, millega kedagi kohustatakse midagi tegema) avaldada kas üleriigilises või kohalikus ajalehes või interneti väljaandes "Ametlikud Teadaanded". Dokumendi resolutiivosa avalikustatakse järgmistel juhtudel:
- dokument on vaja kätte toimetada enam kui sajale isikule;
- puuduvad andmed menetlusosalise aadressi kohta või kui menetlusosaline ei ela teadaoleval aadressil ja tema tegelik viibimiskoht ei ole teada ning dokumenti ei ole muul viisil võimalik kätte toimetada;
- haldusakt on vaja avalikult teatavaks teha ja haldusakt ei kuulu avalikustamisele Riigi Teatajas.
- Interneti väljaandes „Ametlikud Teadaanded" avalikustab vallavalitsus isikuandmeid ka juhul, kui seda näeb ette eriseadus või selle alusel antud õigusakt (vt Riigi Teataja seadus, Ametlike Teadaannete põhimäärus).
Vastavalt avaliku teabe seadusele andmekogudes, mille pidaja on vallavalitsus, isikuandmeid ei avalikustata, v.a. juhul, kui isikuandmete avalikustamise kohustus ei tulene seadusest.
Isikuandmete kolmandatele isikutele, sealhulgas teistele asutustele edastamine
Eraisikutele edastatud või eraisikutelt saadud dokumendid on valdavalt juurdepääsupiiranguga, kuna õigusaktidega sätestatud nõuetest lähtuvalt sisaldab isiku kiri selle saatja või saaja elukohaandmeid, telefoninumbrit, e-posti aadressi. Eelloetletud andmeid loetakse isiku eraelu puudutavaks teabeks ning see ei kuulu kolmandatele isikutele avalikustamisele (v.a kui isiku nime või kontaktandmeid on kasutatud juriidilise isiku või asutuse esindajana). Muu kirjas märgitud teabe osas sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused sätestab Avaliku teabe seaduse § 35.
Hoolimata juurdepääsupiirangust väljastab vallavalitsus dokumendi asutusele või isikule, kellel on otsene seadusest tulenev õigus seda küsida (näiteks kohtueelne menetleja), kohus, järelevalveasutus jms). Kui vallavalitsusele saadetud kirjale vastamise on teise asutuse pädevuses, siis edastab vallavalitsus selle vastavale asutusele, informeerides sellest ka kirja saajat.
Kui kirjaga, mis on vallavalitsusele saadetud või vallavalitsusest väljastatud, soovitakse tutvuda teabenõude korras (alus avaliku teabe seaduse 3. peatükk), analüüsib vallavalitsus teabenõude saamisel, kas taotletavat dokumenti saab muutmata kujul väljastada või tuleb seda töödelda nii, et juurdepääsupiiranguga teave ei satuks kolmandate isikute valdusse. Igal juhul kaetakse väljastatavas dokumendis kirja saaja või saatja kontaktandmed (aadress, e-posti aadress, telefoninumber). Vallavalitsus avaldab isikuandmeid ainult asja menetlemiseks ning menetlusega seotud isikutele minimaalselt, s.o. asja lahendamiseks hädavajalikus mahus.
Vastavalt isikuandmete kaitse seadusele, avaliku teenistuse seadusele on vallavalitsuse ja volikogu ja nende moodustatud komisjonide liikmed nii volituse kui ka pärast volituste lõppemist ning vallavalitsuse teenistujad nii teenistussuhte ajal kui ka pärast selle lõppemist kohustatud hoidma salajas teiste inimeste perekonna- ja eraelu puudutavaid andmeid ning muud konfidentsiaalsena saadud informatsiooni. Kui omavalitsusorgan või komisjon ei vaja seisukoha andmiseks või otsustamiseks otseselt isikuandmeid, edastab vallavalitsus dokumendid organi liikmetele isikuandmeteta või muu konfidentsiaalse teabeta.
Haldusmenetluse seadusele tuginedes võimaldatakse haldusmenetluses menetlusosalistel toimiku ja dokumentidega tutvuda vallavalitsuses ametiisiku juuresolekul. Ametiisik peab tagama, et dokumentidega tutvumisel ei avaldata teiste menetlusosaliste eraelu puudutavaid andmeid.
Eriseadusest tulenevalt on vallavalitsuse teatud asjades kohtuvälise menetleja õigused. Väärteomenetlust reguleerib üksikasjalikult väärteomenetluse seadustik koos kriminaalmenetlus seadustikuga. Menetlusalune isik ja tema esindaja saavad materjalidega tutvuda menetlusseadustikes ettenähtud korras. Väärteoteate esitaja saab materjalidega tutvuda teabenõude esitamisega, arvestades kehtestatud juurdepääsupiiranguid. Väärteoteate esitaja andmed avaldab vallavalitsus teistele menetlusosalistele ulatuses, mis on menetlusseadustikes ette nähtud ning asja lahendamiseks vajalik. Väärteomenetluses ei tagata tunnistaja anonüümsust korruptsiooni vastase seaduse alusel korruptiivsest teost teatamisel ja lastekaitsega seotud ülesannete täitmisel
Jõustunud väärteo otsused registreeritakse ka Karistusregistris. Ligipääs karistusregistrisse on piiratud, andmeid saab küsida karistusregistri seaduse 3. peatükis sätestatud korras.
Õigus tutvuda enda andmetega
Igaühel on õigus küsida vallavalitsuselt enda kohta käivaid isikuandmeid ning teavet ja õigus tutvuda kõikide tema kohta kogutud andmetega. Seda õigust võib piirata üksnes seaduse alusel.
Lähtuvalt isikuandemete kaitse seadusest on igal isikul õigus saada teada:
- milliseid isikuandmeid tema kohta on vallavalitsuses kogutakse ja kogutud;
- millisel eesmärgil ning millisele seadusele või muule õigusaktile tuginedes tema andmeid töödeldakse;
- millistele isikutele või asutustele on tema isikuandmeid edastatud.
- pöörduda suulise järelepärimisega telefoni teel (vallasekretäri või registripidaja-sekretäri) või ametniku vastuvõtul;
- esitada kirjalik taotlus (Puiestee 14, Luunja alevik, Luunja vald, 62222 Tartu maakond; e-post luunjavv@luunja.ee);
- taotleda teabenõude (avaliku teabe seaduse) korras Teie isikuandmetega dokumentide väljastamist;
- tutvuda Teie isikuandmetega dokumentide või registritega vallavalitsusel kohapeal.
Surnud isiku andmeid on õigus taotleda pärijal, surnu abikaasal, surnu vanematel, vanavanematel, lastel ja lastelastel ning õel ja vennal.
Isikuandmete väljastamiseks peab andmete väljastaja olema veendunud, et tegemist on just selle isikuga, kellel on õigus vastavaid andmeid saada. Seetõttu peab andmete taotleja vajadusel oma isikusamasust või andmete taotlemise õigust tõendama. Kui telefoni teel tehtud päringu puhul ei ole ametnikul võimalik veenduda, et andmeid küsib õigustatud isik, on ametnikul õigus paluda taotluse esitamist kirjalikult koos vajalike tõenditega.
Lähtuvalt isikuandmete kaitse seaduses väljastab vallavalitsus nõutavad isikuandmed või põhjendab andmete väljastamisest või teabe andmisest keeldumist taotluse saamise päevale järgneva viie tööpäeva jooksul. Olenevalt taotletavatest andmetest võib eriseadus isikuandmete kohta teabe ja isikuandmete väljastamise korra suhtes näha ette erandi.
Teabenõude korras väljastatakse taotlejale tema isikuandmetega seotud dokumentide koopiad või väljatrükid või juhendatakse isik avalikustatud teabe juurde. Teabenõue täidetakse viivituseta, kuid mitte hiljem kui viie tööpäeva jooksul nõuetekohaselt esitatud teabenõude registreerimisele järgnevast tööpäevast. Kui teabenõuet on vaja täpsustada või kui teabenõude väljastamise on aeganõudev, võib vallavalitsus teabenõude täitmise tähtpäeva pikendada kuni 15 tööpäevani. Tähtaja pikendamisest koos põhjendustega teavitatakse teabenõude esitajat.
Vallavalitsus keeldub dokumentidega kohapeal tutvumise võimalusest ja dokumentide või teabe väljastamisest juhul, kui see võib:- kahjustada teiste isikute õigusi ja vabadusi, eraelu puutumatust või isikuandmete kaitset;
- takistada kuriteo tõkestamist või kurjategija tabamist või raskendada tõe väljaselgitamist kriminaalmenetluses;
- ohustada lapse põlvnemise saladuse kaitset.
Riiklikest registritest, millesse andmeandja on vallavalitsus (Eesti rahvastikuregister, Pereregister, sotsiaalteenuste- ja toetuste andmeregister; majandustegevuse register, riiklik ehitisregister, riigi maakataster, kinnistusraamat, Eesti Hariduse Infosüsteem, Haigekassa, kohustusliku kogumispensioni register, e-toimiku infosüsteem) saab enda kohta käivaid andmeid kontrollida ka riigiportaalist www.eesti.ee e-teenuste (rubriik „Kodanikule") kaudu.
Igal isikul on õigus nõuda enda või oma esindatava (eestkostetava) ebaõigete isikuandmete parandamist. Selleks tuleb kas suuliselt või kirjalikult teha vastav tähelepanek vallavalitsusele. Asjakohase teabe võib esitada kas asja menetlevale või menetlenud ametnikule või vallavalitsusele kontaktandmetele ( tel +372 714 7319, e-post luunjavv@luunja.ee või Puiestee 14. 62222 Luunja alevik, Luunja vald ). Paranduse tegemiseks võib vald nõuda täiendavaid tõendeid.
Kui isikuandmete töötlemise nõue ei tulene seadusest, peab vallavalitsus isikuandmete töötlemiseks saama teil vabal tahtel kirjaliku nõusoleku (vt isikuandmete kaitse seaduse § 12). See on põhjus, miks erinevatele preemiatele, konkurssidele esitamiseks või valla veebilehel või valla ajalehes isikuga seotus andmete esitamiseks või avalikustamiseks on vaja ka vastava isiku nõusolekut.
Kui vallavalitsusel ei ole Teie isikuandmete kasutamiseks enam (nt andmete säilitamise tähtaeg on lõppenud) seaduslikku alust, kuid Te leiate, et andmete töötlemist jätkatakse, võite nõuda andmete kasutamise lõpetamist või andmete kustutamist.
Andmekaitsespetsialisti ülesandeid Luunja vallas täidab vallasekretär Marko Jaeger, tel: 505 6646, e-post: marko@luunja.ee.